【型】文章力アップ、知っていると得するテンプレート「SDS法」「PREP法」

文章を書く時は、
きちんと相手に伝わるように書く事が大切になりますよね。

なぜなら頭の中で、
”どういった順番で書けばいいか”
という事を構築しておかないと、
思いついたままにバラバラに書いてしまうと、
きちんと伝えたいことが伝わらない場合があります。

また、読んでいる側も、
(何を言いたかったんだろう？)
ということになってしまいます。

そういったことを防ぐために、
“書き方の型”というものがあります。

その中でも、押さえておくべき大切な型、
SDS法とPREP法について書きます。

SDS法

SDS法は、
“伝えたいことを分かりやすく伝えることができる”
と言われています。

それではどのような書き方なのかお伝えさせていただきます。

Summary(全体の概要)

まずSDSのSの部分なんですが、
こちらは”Summary”の略になり、
全体の概要、
ということになります
最初に、伝えたいポイントについて話す、
ということになります。

例えば、
”今日は何々についてお伝えします”
というような表現を使うと分かりやすくなります。

Details(詳細の説明)

そして次はDの部分、
こちらは”Details”、
詳細の説明になります。

この部分で具体的な詳細の説明をしていきます。

この時に、
はじめの部分で述べた全体の概要と、
Dの部分の具体的な詳細に関して、
内容が離れてしまわないように気をつけてください。

Summary(全体の概要の復唱)

そして最後にSDSのSの部分、
ここはまた”Summary”、
全体の概要の復唱になります。

冒頭で全体の概要を伝えたのですが、
ここでまた、復唱をすることになります。

例え冒頭で伝えた概要と同じ内容であったとしても、
同じことを言わないように、
言い方を変えて工夫をしてください。

”何々についてお伝えしました”
というような表現を使うと良いです。

SDS法の利点

このSDS法の利点として、
最初に、要約・概要を話すことで、
相手の興味を惹ける、
というところがあります。

そして次に、
それに関する詳細を説明することでより関心度が高まります。

そして最後のまとめで、
更に念を押して、
相手に”話の印象付け”をすることができます。

SDS法のコツと例

SDS法を使うときのコツなのですが、
Dの”Details”の説明の所では、
淡々と概要を書くだけでなく、
実例とか、エピソードなどを交えることによって、
話に山場を作ることができ、
読み手からの良い反応を得られるようになります。

例えばですが、
”デザインソフトを紹介する”として、
SDS法を使って話をしてみます。

まずはSの部分。
「今日はデザインが簡単にできるソフトを紹介します。」

次はDの部分。
「このソフトは初心者でも簡単に使えます。
しかも無料です。
実際にyoutubeのサムネイルとかホームページの画像とか、
このソフトを使って作成されているデザインは世の中にたくさんあります。
またソフト自体の仕組みもしっかりしているので、
素人が使ったとしても、
プロ並みのデザインを制作できます。」

そして次に、
最後のS、
復唱・まとめの部分になります。
「このソフトを使うとデザインが簡単に出来るようになります。
ぜひ使ってみてください。」

これでSDSの文章の完成です。

何かを説明する時や、
今日起こったことを書く時、
使ってみてください。

補足：文章の書き方は、
S→D→Sと順番に書かなくても、
思いついたところから書いていくと良いです。

PREP法

PREP法は、
何かを説明する時に、
”その主張の正しさ”を伝える時に有効な書き方です。

例えば、
”音声配信をする際には声の質が大切ですよ”
ということを伝えたいとします。

そういった時に、
”なぜ、声の質が大切なのか”
そういった主張の正しさを伝える場合に、
このPREP法が有効になってきます。

このPREP法を使って文章を書くと、
読者の理解度が上がります。
なぜなら、それは、
”話の最初に結論を書く”からです。

そして読者は、
結論を先に知る事によって、
どんな話がこれからされるのか、
そんな事を想像しながら読む事ができます。

PREP法の書き方について順番にお伝えしていきます。

Point（結論）

最初にストーリーの重要なポイント、
つまり結論について書きます。

Reason（理由）

先ほど書いた結論に対しての理由を書きます。

結論だけ述べられても読んでいる人は、
その理由は？
と、疑問を感じてしまうので、
その疑問を解消するために、
ここのリーズンの部分で理由を書きます。

Example（事例、具体例）

先程書いた理由の部分に対して、
根拠としての実例とか具体例とか、
そういった事を書きます。

この実例や具体例に関しては、
いくつかあれば積極的に書いていきます。
その事によって、説得力が増す効果があります。

Point（結論を繰り返す）

もう一度、結論になります。
最後に話の結論やポイントを述べて話をまとめます。

全体をまとめると、
最初に結論を伝え、
その次に理由を説明する、
そして事例で理由を補強して、
最後に結論を再度提示する、
というようなストーリー展開をする書き方の型になります。

PREP法のメリット

PREP法のメリットは3つあります。

まず1つ目、

強調したい事柄を最初に書いて強く印象付けることで、
説得力のある文章となる。

読者の集中力が最も強いのは、
読み出した直後の30秒程度と言われています。
その30秒程度で読める箇所に、
まずは強調したい事柄を最初に書きます。

メリットの2つ目として、

読んでいる側にストレスがかからない、
ということろがあります。

読んでいる人が、
これは何についての話なのか、
ということを理解した上で読む事ができるので、
一体何の話をしてるんだろう？
というようなストレスが発生しない、
というメリットがあります。

そして最後、3つ目のメリットとして、

書く側にとっても考えを整理する習慣が付く、

というところがあります。
このPREP法を心がけて書く、
ということは、
自分の中で、
要点はこうで、理由はこうで、
理由に説明力を持たせるための根拠はこれで、
というような事を整理しながら書く事になるので、
自分の考えを論理的に整理して書く習慣がつくようになります。

PREP法を使った例

PREP法を使った1つの例を挙げてみたいと思います。

・まず結論の部分

仕事をする時、朝、やるべき事の計画を立てて、
それを書き出すことが、仕事の能率を高める、と言われています。

・次に理由の部分

なぜなら、計画を立てないで仕事をしていると、
怠惰になってしまったり、優先順位の低い仕事に時間を使ってしまったり、
効率の悪いことが起こり得るからです。

・そして具体例の部分

例えばですが、
仕事をしていて他の事に気を取られて、
いつの間にか時間が経っていた、
というようなことはありませんか？

また、本当はやるべきことがあったのに、
他の仕事が多くて、それに時間を取られてしまって、
本日のやるべき仕事が完了しなかった、
っていうような事、
ありませんでしょうか？

・そして最後に結論の繰り返しの部分

1日の初めに今日やるべき事、それを書き出す事は大切になります。
そして書き出した項目の中から優先順位を決めて、
大切な仕事を当日中に完了するようにすると仕事の効率も上がります。

このような形でPREP法を使います。

SDS法とPREP法の違い

前回にお伝えしたSDS法の使い方との違いについて、
今回のPREP法は、
主張の正しさを伝える場合に相性が良い方法になります。

そして前回のSDS法は、
伝えたいことを話す場面で相性が良い方法になります。

ですので例えば、
本日に起こった事を伝える場合でも、
主張の正しさなど、そういったことが無い場合はSDS法を使う、
ただ、本日を起こった事で、
”こういうことを考えました”
というような事を書く時は、
そこの箇所でPREP法を使って、
”私はこういう理由でこう思うのです”
というような、
使い方をすることができます。

補足：文章の書き方は、
P→R→E→Pと順番に書かなくても、
思いついたところから書いていくと良いです。

いいな、と思われた方、
文章を書く際に使ってみていただければと思います。

PREP法は、
慣れていくと頭の中で話の整理をする癖がつきますので、
その能力がまた、他の所にも役に立ってくると思います。